با توجه به نزدیکی زمان کاروان بندی عمره دانشگاهیان، توجه به نکات زیر درباره مدارک ضروری است:
1.فقط افرادی در کاروان عمره دانشگاهیان قرار می گیرند که علاوه بر تکمیل بودن موجودی تا سقف مبالغ اعلام شده، مدارک آنها نیز کامل باشد.مسئولیت قرار نگرفتن در کاروان به دلیل عدم تکمیل موجودی و نقص مدارک بر عهده زائر می باشد.
2.در تکمیل مدارک دقت فرمائید.مواردی مثل، عکس مشابه گذرنامه و تاریخ اعتبار گذرنامه از جمله مواردی است که در صورتی که رعایت نشود در زمان اعزام و صدور ویزا برای زائر مشکل ایجاد کرده و حتی باعث از دست دادن سفر خواهد شد.مواردی مشابه در سال های اخیر به همین دلیل از سفر بازماندند.در صورتی که مدارک خود را با گذرنامه با اعتبار کم یا عکس عدم تشابه با عکس گذرنامه به رابط دانشگاه تحویل داده اید؛ سریعا نسبت به رفع نقص مدرک اقدام نمائید.
3.در گواهی تائیدیه اشتغال به تحصیل،داشتن مهر و امضای دانشگاه ها ضروری است.در صورتی که گواهی اشتغال به تحصیل در فرم مخصوص خود دانشگاه تکمیل شده باشد، به شرط داشتن مهر و امضا مانعی ندارد.
4.در صورتی که مشخصات لاتین گذرنامه خود را در قسمت مربوطه در سایت وارد نکرده اید مشکلی نیست و این کار توسط مدیر کاروان صورت خواهد پذیرفت.
5.حتما در بازه زمانی 5 الی 10 بهمن وارد سامانه ثبت نام در سایت شده و ضمن کنترل میزان موجودی از تائید یا عدم تائید مدارک که به رنگ قرمز مشخص هستند؛ آگاهی یابید.